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关于做好2017档案归档工作的通知

作者: 时间:2017-03-23 点击数:

关于做好2017档案归档工作的通知

学院各处室、系部:

为了进一步做好我院2017年度文件材料的归档工作,迎接省教育厅2017年10月9日--20日对各高等学校档案工作进行现场检查评估,按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)和相关档案法律、法规的要求,各部门一定要强化档案意识,指导本部门兼职档案员对文件材料的收集、整理,确保各类档案及时、完整、系统、准确归档,更好地为社会以及学院的教学、科研、管理等各项工作服务,现将有关事宜通知如下:

一、归档时间

1.2016年度各类综合性文件、科研项目、实物,以及其他能按年度归档的档案材料,请各部门于2016年4-5月进行预立卷,5月底之前移交至档案室。

2.2016/2017学年形成的教学档案,教务处、各系部等教学部门于2017年10-11月进行整理和预立卷,11月底之前移交至档案室。

二、归档范围

1、本部门在工作活动中直接形成的,能反映学院各项工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本部门档案的归档范围,具体归档范围可参照《湖南职业技术学院档案归档范围和保管期限》和本部门归档范围。

2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(光盘、照片等)。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本,随纸质文件材料一同归档。

3、以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

4、2017届毕业生合影以及其他重要合影照片及电子照片(如学院全体教师合影)。

5.加强对应归档而未及时归档的档案材料的收集和归档,如部分基建工程改建、扩建、地上、地下管网的建设材料、

6.院级以上会议或活动材料(如教代会、职代会等)、重要比赛(如省级技能大赛)、校企合作材料等。

7.著名校友以及对学院建设有重要贡献的社会人士的各种材料。

三.归档要求

1.各部门负责人安排本部门档案归档计划,督促本部门工作人员将已经处理完毕的、有价值的文件材料交至本部门兼职档案员,任何部门和个人不得将应归档材料据为己有;各部门兼职档案员具体负责本部门的档案归档工作,切实履行自己的工作职责;部门负责人对要归档的文件材料进行严格审核并在备考表上签字确认;

2.归档材料必须保持档案材料的原始性、系统性、准确性、完整性。归档材料必须是原件,若无原件,则可归复印件(复印件上要加盖部门公章);合同必须为原件或正本;照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片;奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。

3.归档材料要求字迹清楚、排版美观、用纸规范,要能反映学院教学、管理、教育实践等活动的全过程,要能对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用;兼职档案员在整理过程中要逐件检查,不要缺项、漏项;兼职档案员尽快熟练运用“南大之星”档案管理系统(http://172.16.32.100/),并对本部门的档案目录或全文进行录入(涉密文件除外),以便检索、查阅。

4.产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门和个人协助提供材料。

5.归档的文件材料种类、份数以及文件的页数应齐全完整。件内文件材料按顺序编排页号,无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。

6、归档的文件材料,要求字迹工整,线条清晰,纸质优良,规格统一,签字盖章齐备。用笔规范,不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。

7.档案归档整理所需各种表格(卷内目录、备考表、移交目录等)请在陕能职院档案管理群 QQ群中下载或直接在“南大之星”档案管理系统中录入完成后直接打印。

四、其他注意事项

1.移交档案时,各类档案经交接双方检查核对无误,按归档要求验收后,正式办理移交手续,填写“档案移交目录”一式两份,交接双方签字后各执一份备查。

2.各部门归档工作中若有问题请与档案室及时联系。联系电话:33665031,档案工作QQ群: 238847893。

3.各部门兼职档案人员如有变动,请及时与学院综合档案室取得联系。

五、归档手续

归档系部、处室向档案室移交档案时需填写档案移交目录,一式两份,一份由学院综合档案室保存,一份由归档单位保存。

党政办公室  

2017年3月23日

湖南职业技术学院档案室 地址:湖南职业技术学院图书馆二楼 电话:029-33665031