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南大之星档案管理系统6.0-管理员手册及常见问题

作者: 时间:2018-07-13 点击数:

 

 

                                     

 

“南大之星”档案管理系统

 

 

 

 

 

南京大学档案馆


 

第一章  档案管理... 4

第一节     创建数据库... 4

1.1 创建新档案表... 4

1.2 档案表操作... 7

第二节 档案整理... 16

2.1  档案信息的合并... 16

2.2 档案表内调整文件/案卷... 19

2.3  档案表之间调整文件/案卷... 22

第三  档案查询... 23

3.1  综合查询... 24

3.2 表内查询... 25

第四节     档案信息统计... 26

第五节 档案信息共享及权限控制... 30

5.1 信息共享及权限控制... 30

5.2 关于访问权限设定的解释... 33

第六节  鉴定销毁... 34

第七节 档案借阅... 35

7.1 实体借阅... 35

7.2  归档与借阅信息管理... 39

7.3 利用统计... 41

7.4 电子文件借阅... 43

第二章   系统管理... 47

第一节    用户管理... 47

第二节 部门管理... 52

第三节 数据库联接设置... 52

第四节 数据管理... 53

第五节     系统状态... 54

第六节  系统日志管理... 55

第七节     类目管理... 56

第八节     输入模版管理... 57

第九节     打印模版管理... 62

第十节     远程服务器管理... 68

第十一节  词典库维护... 72

第十二节  系统参数设置... 73

第十五节  数据导入功能使用... 80

第三章  常见问题解决方案... 81

第一节    FTP上传插件安装不上... 81

第二节    打印插件无法自动安装... 82

第三节     综合查询查询不了... 82

第四节      pdf转换不了... 83

第五节     打印出现错页... 84

第六节     上传的多媒体无法播放以及图片无法显示的问题... 84

第七节    数据库自动备份不了... 85

第八节     用户建立找不到相应部门... 86

第九节     服务器远程管理不能使用... 86

第十节     电子文件上传不能正常运行提示“ftp服务没有启动”... 86

十一节   使用浏览上传文件,图片,图像等出现问题... 86

第十二节 上传的图像预览不显示... 90

第十三节 自定义的输入模板出现部分字段数据保存不上... 91

第十四节  用户授权对权限的控制... 91

第十五节 案卷号/文件号批量数据修改... 91

第十六节 系统初始化失败解决方案... 91

第十七节 关于SQL server 2005 导入excel/dbf出错的解决办法... 92

第十八节  异地数据导入(指当web服务器和数据库服务器不为同一台服务器时)... 93

第十九节  OCR识别服务器相关设置... 94

第二十节  客户端为win7操作系统下数字证书安装问题... 96

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第一章  档案管理

第一节     创建数据库

 

用户成功登陆“档案网络管理系统6.0”后,系统自动进入“档案信息管理”的功能接口,如下图。在此接口下用户可以实现创建、删除、编辑新的档案表、统计、合并数据等一系列针对档案信息的操作。

11 创建新档案表

点击上图下侧的“创建新档案”按钮,系统自动弹出一个“添加新档案表”的窗体。如右图所示:

 

1.  表代码:用户输入供系统识别的新档案表的代码。图中输入的代码为:“NDXJ”。

 

2.  档案表名称:用户自定义的新档案表的名称。图中输入的名称为“学籍档案”。

 

3.  档案表分类设置:用户可以选择当前所创建的新档案表将要归入哪一类中,图中选择的是类是“qq”。或者选择“添加到新分类”,然后给这个新分类起个名字。如下图:

   注:一般用户没有设置档案表分类的权限,有创建档案表权限的用户可以设置自己创建档案表的分类。

4.  类型:用户可设定所建档案表的类型分别为档案、收文、发文,便于用户管理。上图中设定的类型为:“档案”,使用默认即可。

 

5.  著录模版设置:可以分别在文件和案卷后面的下拉列表中选择所需的模版。如下图,并且可以预览,看是否符合要求。输入模版,指的是著录档案信息时所需著录项目与名称的固定组合。输入模版可以创建与配置(参看“系统设置管理”中的“输入模版”),以供创建新档案表时选择,表建立后仍可以更改其著录模板,不同模版的档案表不能相互转移数据。建议使用默认模版。

 

 

6.  档号检查:在新建档案表或是对已有档案表进行修改的时候都可以对其“档号检查”进行设置,它包括“不检查档号唯一性”、“表内档号唯一”、“类目下当好唯一”等属性,如下图所示:

 

 

7.  权限设定:用户可根据自身实际情况设定不同的访问者对所建档案表的访问权限。图中对“所有人”、“本部门用户”、“本人”的访问权限分别默认作了设定。这里以及下文所使用的“用户”与“人”均指登陆本系统时的具体帐号,每个帐号都归属某个具体的“部门”,都有相应的可以控制的权限。属于部门档案馆的系统管理员(帐号:dba)为默认的唯一的有最高权限用户。用户与部门的创建与设置参看“系统设置管理”中的“用户管理”、“部门管理”。

 

8.  备注:用户可选择是否输入对所建新档案表的基本情况说明以方便使用。例如可以在上图中对新建档案表做个“学生学籍档案”的备注。

 

9.  重置:如果用户需要对以上基本信息加以改动,可鼠标左键点击窗体下方的“重置”按钮清除已输入的信息进行重新输入。

 

10.完成:以上基本信息输入完毕,用户核对无误后,可鼠标左键点击窗体下方的“新建”按钮,系统自动弹出“档案表建立成功!”的对话框。如下图:

 

 

11.点击对话框下方的“确定”按钮,系统即可按照用户所输入的基本信息,自动创建一个新的档案表。如下图。

 

 

上图中可以看到一个名为“学籍档案”的新档案表被创建出来,有关这个新档案表的基本信息都一目了然的反映出来,如:“文件数”“所属部门”“创建人”“创建时间”“权限”“标引”“档案数据表操作”等。

“文件数”是根据档案表中的案卷或文件数量及时更新的(包含本表被删除的放在回收站里的文件);

“所属部门”“创建人”是系统根据创建新档案表时登陆人的基本信息自动设定;

“创建时间”是系统根据用户创建新档案表时的系统时间而设定;

其余信息则是系统根据用户在“基本信息输入窗体”中的所填内容进行设定的。

 

12 档案表操作

一个新的档案表创建完成后,就可以对它进行一系列的操作:

 

仍以上图为例,在完成创建新的档案表后,用户将鼠标停在某一栏上,此栏就会呈现淡蓝色,即可对此库进行操作。如下图。

 

▲ 标引:点击“标引”就会出现“主题词自动标引”窗口,点击“开始标引”,如下图。

 

系统就会根据题名自动分析主题词,分析完毕后出现提示框,如下图:

 

主题词标引功能,可以选择填充或者完全标引, 也可以选择主题词存放字段,默认为主题词字段,如下图:



 

XMLXML导出功能,可以将档案表或者档案表中的某个类目下的数据导出为XML文件,以便于数据交换。可以将档案表导出,也可以将表内类目下的数据导出,如下图:



▲ 删除:击“删除”即可删除该档案表。(注意:该操作是永久性删除,不可恢复)

▲ 修改:对档案表的基本信息进行修改。

     不能修改“档案表代码”,除非重新建立新档案表。如下图:

 

 

管理界面设置。 不同类别的档案对于管理界面中显示的项目要求也不尽相同,系统

使用统一默认的管理界面,如下图:

 

 

该管理界面定制功能可以实现根据用户需要,让用户自己定制管理界面中的显示项       目从档案表信息修改界面中,点击管理界面设置按钮进入。

       下图为管理界面定制界面,没有定制情况下显示的是默认的样式,用户可以添加、修改显示项目,并且可以直接看到修改后的预览效果:

 

点击选择模板功能,可以直接复制其他表定义好的模板。如上图,标题名称和宽度发生改变时候,后面会出现绿色的勾号,按回车或者点击勾号图标即可保存设置。

如上图,点击“选择模版”,会出现一个下拉列表,其中列出的是使用自定义设置管理界面的表名,点击该表,即可将该表的管理界面设置复制为当前表的管理界面设置。

下图为实际应用修改后的管理界面的效果:

 

 

 

  右键操作:点击鼠标右键也同样可以对档案表进行以上的操作,右击之后可以重命名、基本信息统计、输入情况统计。
如图

打开档案表之后可以对表内类目数据进行右键操作,功能有:打开类目、类目重命名、类目移动、类目删除、回收站恢复、类目导出XML。如图:



 

 

批量上传:单击上图中的“电子文件上传“按扭,就会出现如下的对话框,选定所要上传的一批附件,然后进行“提取全文”的设置,最后点击“上传”即可。

从下图中可以看到在档案文件信息管理页面中进增了两处电子文件上传按扭,两处的功能是一致的。

此主题相关图片如下:
按此在新窗口浏览图片


此主题相关图片如下:
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针对不同记录的多个电子文件批量上传,可以实现批量上传对应于不同文件/案卷记录的电子文件。

按此在新窗口浏览图片

系统可以自动按照档号、文号、正题名三种方式将上传的电子文件进行挂接。

当选择挂接方式按照档号挂接时:     

对于文件\案卷记录已经存在的情况,可以分别将对应的电子文件自动按照档号挂接到所属的文件案卷记录上,前提是电子文件的命名要按照下面列出的规则。
这种情况电子文件名称中要有所要挂接的文件案卷的档号信息。
如:文件的档号为 全宗号:01  实体分类号:2002-jx13 案卷号:1.0001
所要上传是有2word文件,则所要挂接到该文件的电子文件的名称
应该为:01,2002-jx13,1.0001,电子文件名称,1.doc
              01,2002-jx13,1.0001,
电子文件名称,2.doc
注意上传方式,系统默认的是:新建记录并挂接电子文件,如图:

上传以后系统将新建文件记录并挂接了两份电子文件,如下图所示:

此主题相关图片如下:


如果要将电子文件挂接到已有文件案卷记录上,则需将上传方式的勾选取消。
系统将会根据电子文件名称中的档号信息自动搜索对应的文件案卷记录,
如果搜索到,则将电子文件挂接到其上,如下图所示:
此主题相关图片如下:


如果没有搜索到对应的文件案卷记录,则创建一个新的文件记录,并将电子文件挂接到新创建的文件记录上。
当选择按照文号或者正题名进行挂接时,如图:

操作方法与按照档号一致。

 

 

附:电子文件命名规则:

    
全宗号,实体分类号,案卷号,题名,序号.后缀

    
其中 全宗号、实体分类号、案卷号、题名、序号 可以任
    
选几个,只要按照规则的顺序即可。序号表示属于同一份文件
    
的多个电子文件的序号,如果只有一个可以不输。

    
如:01,2002-jx11,1.0001,发文,1.doc
          2002-jx11,1.0001,
发文,1.doc
          1.0001,
发文,1.doc
          
发文,1.doc
          
发文.doc

 

如果用户需要对所上传的电子文件进行编辑,可点击浏览下的图标,就可以看到这个文件doc格式的全文。如果客户端装有Word软件,可以在浏览器中以Word的方式打开,其排版的格式方便打印,但是只读,即时进行编辑也不影响服务器上的电子文件。

 

电子文件上传的时刻起就是归档,为了对便于易于替换改动的电子文件加以控制,系统在电子文件上传同时,记录其电子文件原数据信息与电子文件访问记录,作为电子文件归档的元数据。点击“背景信息”下的图标便可查看文件背景信息:

 

 

 

导出电子文件

如果想要把上传的电子文件导出或者发布,可以点击页面下面“导出文件”

(一)  自动生成导出电子文件目录,可以随同导出的电子文件一起制作脱机使用的光盘,插入光盘自动弹出电子文件目录。如下图导出的电子文件及目录文件,直接刻录制作脱机光盘,或者拷贝到网站发布。

(二)   该电子文件目录具有查询、排序功能,可以直接刻录光盘脱机使用,也可以直接在网站上发布。

(三)该电子文件目录包含基本的统计信息。如下图:

第二节 档案整理

2档案信息的合并

系统管理员有时需根据不同的需要将不同年度、不同部门的数据库合并在一起,都要用到“合并数据”这一个功能。

另外,档案表中少量案卷、文件在库与库之间的转移,在第六节“文件调整”中会提到,但是面对档案表那样大量的数据,或者将一个表的内容转移到一个空表,那样就很繁琐了,使用“合并数据”更为方便。

在“档案信息管理”目录下,选择按钮“合并数据”,如下图:

选择后会出现“档案数据合并”窗口,分别点击“源档案数据表”和“目标档案数据表”选择需要合并的数据库,选择完毕后,点击“合并”,则“源档案数据表”中的数据就会被复制到“目标档案数据表”。“源档案数据表”的内容保持不变。下图为复制过程:

 

 

 

 

 

 

在“源档案数据表”中选择“导入数据”,它有1615条数据,在“目标档案数据表”中选择“党群档案”,它有10818条数据,点击“合并”。

 

 

点击“合并”后,就会出现以下界面,系统会有“合并数据完成“的提示,然后点击“确定”。

 

回到“档案信息管理”目录下,则“党群档案”中的文件数变为12433

“导入数据”的文件数不变,即已经完成了合并。

 

注:系统不检查数据重复,所以管理员要知道那些档案表已经合并,避免在“目标数据库”中出现重复数据。

 

22 档案表内调整文件/案卷

  同一目录下调整文件顺序

此功能比较简单,即调整每一文件最前端的移动符号即可,系统会自动进行排序。点击向上的箭头,排序上,文件向上移动,它与原来上一条文件的档号自动交换,反之向下

 

  在同一目录下的全部选择/批量删除

点击“全部选择”或“取消选择”,只能选择或取消选择这一页的全部文件,若要选择或取消下一页的,还要到下一页中全部选择或取消。

要删除同一目录下的所有文件,先选择“全部选择”,再选择“批量删除”。

若要有选择地批量删除,则先将鼠标移动到该文件的选择一栏内,出现,表示这些文件已经被选择,再点击“批量删除”。

无论是什么样的删除,系统都回提示“是否自动排序”,根据需要选择。

 

  在同一目录下调整每页显示行数

有时根据需要,如大范围的选择等等,需要调整每页显示行数。如下图:只需在方框中输入自己选择的数目,提交就可以。

 

目录之间文件/案卷的调整

最需注意的是:此项功能进能在一个档案表内部进行操作。

举例:

  若要将学籍档案表下的jx14-2003-信息管理系 转到jx14-2002-信息管理系

首先,选择要改动的数据。若是当前目录下所有文件移动,只需在“移动当前类目下所有文件”前面的方框中打钩。其他操作相同。

因为移动的目录此表中已经存在,者选择“选择类目”,如下图:

出现窗口,在一级类目下选择jx14,如下图。用同样方法可以选择二级、三级类目。

 

然后点击“更改类目”即可。

  若想把则三条记录移动到jx11-1999-信息管理系这个新目录下,则可以直接在其中输入,如下图:

同样,点击更改类目也可以出现一个新的一级目录jx11,下有二级目录1999,如下图所示:

注:若输入目录与以前的相同,则仍然转到原目录下。

    如果一个类目下所有的文件都被移去,这个类目将不可见。如果恰好需要移动整个类目的文件,进入该类目后,勾选后面那个小方框,选择移动当前类目下所有文件,可以不必再一页一页去选中文件了。

 

辅助立卷与批量修改

 

◆ 辅助组卷
   
如下图,用户可以将需要归入一卷(盒)的文件选中,然后在操作界面内的实体分类号输入框中输入相应的实体分类号,在盒/案卷号输入框中输入相应的案卷(盒)号,点击提交按钮,则系统会自动将所选中的文件归入指定的案卷(盒)中。若想把几条记录的实体分类号改成jx11,案卷号改为1,直接键入提交即可。两项务必同时输入,如下图。

修改后,结果如下图:

◆ 批量修改
批量修改是针对具体的档案著录项目而言的,如实体分类号、题名、密级、保管期等进行批量修改。该功能为批量数据修改提供了一个便捷的途径。

 

若为指定的几条记录修改密级为“秘密”,则还是先选中要修改的文件,后在下拉框中选择密级,再键入“秘密”,点击修改,出现确认提示,如果继续执行,点“确定”即可。如下图:

 

    以上是整个字段的内容被真个替换,还可以实现一个字段的内容被部分替换。

 

 

如上图红线部分,可以修改某个字段中的部分内容如“文号”项中内容为:南教字[...],要将部分文号中的统一修改为 南字发[...]那么,这时直接使用“数据批量修改”则会将“文号”项完整地修改掉,使用红线部分的这个功能可以批量地修改其中的一部分内容将修改项目选择为“文号”,被替换内容“南教字”,替换为:“南字发”,点击替换按钮即可。

 

在批量数据修改中有一样比较特别,即批量修改“文件件号”,在下拉框中成为蓝 色。它不是将文件件号修改成什么,而是将文件件号批量加几或减几,需要在“修改为”框中填入正数(加)或负数(减),点击“修改”后系统将所选择记录批量加几或减几。这项功能适用于卷内文件插号时,可以先将所选择记录批量加几或减几留出位子,然后插入文件。

 

2档案表之间调整文件/案卷


此功能适合于档案表之间的复制、移动。

调整有两种方式:复制、移动。复制:原有文件保持;移动:原有文件不存在。

数据到目的地后又有两种选择:在新表中保持原有类目不变;在新表中以新的类目出现。

下面分类举例:

  jx11-1999-信息管理系下的记录不改变原有类目复制/移动到“学籍档案2”另一个档案表下。

选择保持原有类目不变,到档案:选择“学籍档案2”,再点击“复制/移动”。

  jx11-1999-信息管理系下的记录复制/移动到另一个表“研究生院03文档”下,并且以另种类目的形式显示。

       操作方法是选择“复制/移动到指定的类目中”并在下面的移动到其它类目中填入这些数据在“研究生院03文档”中将要存在的三级类目形式。然后选择“复制/移动”即可。

    如果恰好需要复制/移动整个类目的文件,进入该类目后,勾选后面那个小方框,选择“对当前类目下所有文件”,可以不必再一页一页去选中文件了。

 

 

第三节  档案查询

统为用户提供两种查询接口。一:综合查询;二:针对具体档案表的查询。

3综合查询

综合查询就是对系统内所有表进行查询,它可以提供给所有用户使用,包括非没有账号的访问者。该查询接口的查询范围比较宽,对于没有登录的用户,可以查询所有公开的档案表中的密级为公开的案卷和文件;对于已经登录系统的用户而言,用户可以查询所有他本人创建的档案表以及所有被授予访问权限的档案表,并且可以对查询结果进行再编辑、修改。

 

用户只要输入所要查询的关键词,点击查询按钮,系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询将关键词与所有字段进行匹配,包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等,只要其中含有用户所输入的关键词,系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词,以提高搜索精度。

如用户要查询一个关于校庆的通知,只要输入关键词:校庆和通知即可,不同的关键词用空格隔开,查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。

 

    点击“选择档案表”的按钮后出现的界面中列举了数据库中的所有表,以供用户选择查询范围。

 

例如:要查询2003年有关题名中包含关键字“卡片”的档案,即可以在查询条件中输入“2003  卡片”,选择所要查询的表(如果不确定所要查询的内容在哪个表中,即在整个数据库中查询,请点击“全选”),然后点击“搜索”,就会出现查询结果。查询结果显示如下图。查询结果将自动按照档案所属档案表归类。

点击查询出来的某条记录的题名,就可以看到此条记录的详细信息。例如:点击第5条记录的题名,显示的界面如下:

 

上图界面中显示了各个著录项的信息,界面的下半部分为全文内容。

32 表内查询

该查询只有登录系统的用户才可以使用,在用户打开某一个档案表后,利用该查询接口,用户可以对该档案表中的案卷和档案进行查询。
   
该查询方式有多种:如下左图。此外用户还可以根据需要对查询范围进行进一步的限制,实现多次检索。如下右图

 

 

 

第四节     档案信息统计

用户成功登录“档案网络管理系统6.0”后,系统管理员以外的用户将自动进入“档案信息管理”的界面。在此界面下用户可以实现创建、删除、编辑新的档案表、统计、合并数据等一系列针对档案信息的操作。统计功能方便用户及管理员对各个档案表情况有一个全面的认识,有利于以后的工作。

档案信息的统计模块针对系统中的档案信息进行分类统计,统计结果以统计图表格形式显示。统计模块中的分类统计功能对各个档案表的文件数、案卷数、时间、单位、类别、密级、保管期等项目统计数据并进行汇总,并生成分类统计图表。
   
其中分类统计项目会随着系统更新,会不断增加新的分类统计功能。

 

假设要统计“财务档案”和“声像档案”的信息,具体操作方法如下:

   在“档案信息管理”目录下选择需要统计的数据库(可选择一个或多个),点击下方的“统计”,进入档案信息统计窗口,如下图:

 

 

 

  点击统计后,会出现如下的窗口:

 

  点击“更新统计数据“,出现生成统计数据页面,并且会弹出”统计完成“的提示窗口。

 

  点击“基本信息统计“可以看到以表格形式统计出来的基本信息,如下图:

 

  可以看到系统还对类目、时间、单位、类别、密级、保管期等基本信息进行了分别统计,并以统计图和统计报表的形式分别进行了说明。

    举个统计“时间“信息的例子:

a) 统计图

在“时间“后面的下拉框中选定统计图的缩放比例后,点击下拉框前面的图标,就可以看到对”时间“信息的柱状统计图了。如下所示:

 

b) 统计报表

点击统计报表下的图标,就可以看到生成后的统计报表了,如下图:

 

 

 

第五节 档案信息共享及权限控制

 

51 信息共享及权限控制

给其他用户和本部门用户集体设立权限。授权,指的是将某一档案信息的一定的访问权限赋予其它用户使其它用户可以在指定的权限范围内访问和操作该档案数据。系统中可以被授予的权限包括:读、写、打印目录、全文档案管理功能、图像档案管理功能、多媒体档案管理功能、涉密程度、共享级别这几个方面的权限。可授权档案表的范围:系统管理员(dba)可以对系统中所有的用户档案表进行授权操作;其它用户只能对本人创建的档案表进行授权操作。

可在下面图示的部分修改。

 

用户授权:此操作是要给具体的某个用户授权或解除授权,可使用如下操作。以下授权操作可以反复进行,一个档案表可以被不同权限地授权给多个用户或部门。

  点击“档案表信息修改”页面的“用户授权”,出现以下页面:

 

 

如果想为用户“cbsxm”添加可以操作本档案表的权限,点击“添加用户”,在下拉列表框中选择此用户,选择赋予的权限,如下图。再点击“添加”,即完成对此用户赋权。如果想不再对某用户授予本表的任何权限,去掉本对话框中对读、写权限的勾选即可。

 

“读”权限,即只读,只能浏览档案表,而不能进行其他操作。

“写”权限,现在为“目录修改”,即拥有“目录修改”权限,只能对著录项进行修改,而对全文、图像、媒体不具有修改权限。
全文、图像、媒体细分权限为:修改、上传、下载、打印(图像)等,管理员或者表创建者可以根据需要给用户设置不同的权限。
删除记录的操作:操作用户必须拥有“目录修改”、全文“修改”、图像“修改”、媒体“修改”这几项权限才能执行删除和清空回收站的操作。

 

点“提交”后会出现下面的对话框:

 

 

点击确定后,会在前面出现已经被赋予权限的用户,如下图:

注:上面的权限选择了“记录级”,则该用户只能对本表中自己输入的数据进行指定的操作。“表级”以及“部门级”用法参看下面的权限(即“共享级别”)解释

 

部门授权:

    部门授权是对一个部门进行集中授权,所授权限被该部门所有用户共享,如果该部门某个用户同时被单独授权,则该用户的权限按照单独授权执行。具体权限设置同用户授权。

给具体的某个部门的所有用户授权或解除授权,操作同上。

 

52 关于访问权限设定的解释

读、写

“读”权限即用户查看数据的权利。如果一个用户拥有一个档案表的访问权限,那么读权限是最基本的权限。如果用户拥有“写”权限,那么该用户就可以对被授权的档案表中的数据进行修改、添加、删除、移动等操作。如果要取消全部授权,只要取消相应的读、写权限就可以了。但是用户只有对档案表拥有“写”权限并且拥有全文、图像、媒体权限时才可以永久删除其中的记录并且用户只有对档案表拥同时拥有全文、图像、媒体权限时才可以执行复制、移动记录到其他档案表的操作。

 

打印全文、图像、媒体

即是否给予指定用户打印、全文、图像、多媒体档案的管理权限。

这对于档案部门的协同工作来说很重要,因为在档案信息的数字化过程中,大量的档案信息的数字化需要不同部门的工作人员分工协作。在协同工作的过程中,不同的用户担任不同的角色,承担不同的任务,这就需要系统提供这样一个协同作业的解决方案。如:某档案馆要数字化一部分纸质档案,一部分人员承担纸质档案的扫描和将数字化了的档案挂入档案网络系统工作,一部分人员承担纸质档案目录的输入及打印工作, 另外一部分人员承担校对工作。对于系统管理员来说,他需要利用档案网络管理系统为这项工作建立一个解决方案。我们这里提供一个解决方案,用户可以根据本单位的具体情况来指定不同的策略。
   
首先系统管理员为这批档案创建一个档案表,然后将不同的权限分别授予这三部分用户。假设这三部分用户分别为ABC,工作以B为中心,B先录入这些档案的目录信息,而后A分别扫描相应的纸质档案,使之数字化,并将纸质档案的数字化文件上传至系统中并挂接到系统中相应的档案记录上,C则进行目录以及扫描图像的校对工作。基于此工作流程,系统管理员应该进行相应的权限设置:将该档案表的读、写、图像档案管理权限授予A,这样用户A可以扫描纸质档案,并将之上传至系统,与对应的文件目录相挂接(OCR版的用户还可以利用系统提供的OCR功能将扫描的图像文件自动识别成文本);将该档案表的读、写、打印权限授予B,这样用户B就可以进行文件、案卷目录的输入及打印工作,同时用户B不能进行图像等操作,这样就可以实现用户AB的分工合作,相互不干扰而又相互配合;将该档案表的读、写、图像档案管理权限授予C,这样C就可以对文件、案卷的目录、扫描图像进行校对,如果有错误,用户C可以进行修改。

 

    涉密程度

用于设定指定用户在被授权的档案表中的所能访问的档案文件或者案卷的最高密级。

 

    共享级别

有三个值:表级、记录级和部门级。被授予表级共享的用户在档案表中可以访问所有密级低于或等于涉密程度的文件和案卷;被授予记录级共享的用户只能访问该档案表中他本人所输入的文件和案卷;被授予部门级共享的用户只能访问本部门所建的文件和案卷。

共享级别的设定分别适用于不同的管理模式。表级共享适合于按照部门进行分类管理,而记录级共享适用于按照类别进行管理。如:按照档案类型进行分类管理的单位可以用记录级别共享,为某一类别档案创建一个档案表,然后将该档案表的记录级共享权限分别授予各个独立文件部门的用户,这样被授权的多个用户就可以将同一个类别的文件或者案卷信息输入到同一个档案表中,并且不同独立文件部门的用户之间可以相互独立,互不干扰,彼此都不能看到其它人的资料,而对于档案管理部门,则可以看到该档案表中所有的文件和案卷情况。

 

打开:显示当前打开档案表中的所有文件或案卷记录,并以类目结构显示(类目的概念参见文档后的名词解释)。左边显示的是三级树型类目结构,以及表内查询部分。右边是相应类目下的案卷、文件。已经存在档案表“档案馆(学籍档案)”,由于其中没有任何类目记录,也就无法显示出该档案表的类目结构和相关类目信息。如下图:

 

 

 

 

第六节  鉴定销毁

档案实体销毁功能是对要销毁的文件案卷进行鉴定销毁,并且打印出销毁清单。如下图是鉴定销毁的操作界面。

 

 

    选中所要销毁的文件和案卷,然后点击“销毁实体”按钮,这些文件案卷信息就记录成销毁状态,如下图,已经被销毁的文件案卷的题名上被加上删除标志,并且显示出被销毁的时间。实体虽然被销毁了,但是信息仍然可以被利用,只是多了被销毁的标志。

点击“打印当前销毁清单”,会直接出现清单的预览,如下图。

若想还原文件,则选中所需还原的文件,点击“还原”。

 

第七节 档案借阅

71 实体借阅

 借阅利用管理主要针对档案实体的借阅利用信息进行管理。主要功能是记录已借档案的情况,记录已经归还档案的情况,借阅利用情况的统计,借出档案实体的归档,借阅、归档情况的信息管理等。

必须是登陆用户才能进行借阅管理的操作。用户的权限由系统管理员或者具有创建用户权限的部门管理员在“系统设置”-“用户管理”中授予。如下图所示。

 

点击主菜单中的“借阅统计”中,借阅管理的主界面为下图:

 

 

库房管理员登陆进入系统后,打开一个档案表,通过查询、或查找到所要借阅的档案实体对应的,点击“借阅”按钮,系统即将该份文件的借阅信息记录到借阅清单,如果同时需要借阅多份档案,则重复上面的操作,借阅完成后进入借阅清单,见下图。输入相关信息,如:借档人姓名、借档人单位、证件名称、证件编号、电子邮件、联系电话、借档事由。然后点击“提交借文件请求”按钮,即完成了这几份文件的借阅。

第一步:点击文件后的“借阅” ,添加需借阅的文件。如下图。

第二步:

  每一个案卷下面有“借档清单”这一项。如下图。

  点击后,出现档案借阅单,显示已经列入档案借阅单的档案文件。输入相关信息,提交借档请求。

 

    其中的借档事由,为了便于统计,设置成下拉选项:

 

  也可以点击“借阅统计”的左栏的“借档清单”,输入相关信息,并提交借档清单。

提交结果如下图,系统自动将所有有关借档的信息记录到借阅利用库中。

 

  点击“借阅统计”的左栏的“借档请求”,出现如下的界面:

 

在上图中,若想察看某一文件的细节,则可以点击,即可以查看;若想修改借档期限,可以点击“修改”按扭,然后输入借档天数即可;如果拒绝此次借档请求,可以点击“拒绝”,在随后出现的对话框中可以输入拒绝原因。然后系统会发送一封邮件通知借档人其借档请求被拒绝(如下图所示);如果同意此次借档请求,可以点击“同意”,在点击后出现的对话框中必须输入借档人密码,点击“确定”即可。

 

点击上图中红线内的收件箱后,就进入收件箱管理:

 

7归档与借阅信息管理

“借阅统计”中包含的确定归档功能和借阅信息的管理功能:对到期档案、所有未还档案、已还档案经行分类汇总,可以自由查询管理相关信息。

       先看归档登记功能。

       在“所有未还档案”中,找到被借档案信息,点击它的“归档”下的即可完成归档,同时系统自动将该份档案的借阅过程记录下来,并放到“已还档案”的记录中。用户可以根据自己的需要删除已经归还的档案文件信息。

在归档登记过程中,实际已经使用借阅信息管理的查询功能。借阅信息管理这里根据实际需要包含对借阅信息的检索、查看、删除、统计等功能。下图中以“所有未还档案”为例可以看到可以利用的检索项。若想察看某一文件的细节,则可以点击,即可以查看;若想修改借档时间,延长借档时间,可以点击“续借”按扭,然后输入借档天数即可;若需将此份档案归档,点击它“归档”下的即可完成归档。如下图:

 

 

 

若点击第一条的归档,则这条记录在此目录下消失,记录内容会出现在“已归档案实体借阅信息”中,如下图:

 

库房管理员可以点击要归还的档案的归还项,如果多份档案归档,可以选择多份要归档的档案,然后点击下面的“归档”按钮,即可完成归档过程。

 

73 利用统计

利用统计可以对全年以及各个月的档案借阅利用情况进行统计,便于管理人员了解借阅的总体情况,可以对以后的工作起到一定的指导作用。点击“利用统计”,其下又可以统计,年度和每一个月的借阅利用情况。如下图。

1、 按照年度统计,即统计每年的借阅利用次数

2、 对指定年度的每个月的利用情况进行统计

 

3、 借阅档案信息按利用目的统计

4,借阅档案按照借阅者统计

5,可以查看电子文件借阅的利用统计

74 电子文件借阅

 

1、  如果需要借阅某个案卷或文件下的附件(如:全文),就点击全文下的绿色图标,出现下图,包括借阅文本全文、附件浏览和下载的请求,如红圈所标。

 

2、发出请求以后,库房管理员进入借阅统计,在电子文件借阅下查看借档请求。相关配图如下:

 

 

3、库房管理员对请求进行审批,最后同意或拒绝请求。

如果是拒绝的话,可以输入拒绝的原因;如果同意,可以设置用户借阅的类型(浏览或下载),利用次数和截止日期。审批结果将以邮件形式发给用户。相关图片如下:

借阅的类型是指用户可以直接在邮件中浏览附件及全文或下载附件,利用次数是指用户可以浏览或下载操作的次数,截止日期是指用户可以利用的最迟时间,截止日期到了,用户将无法再进行浏览或下载操作。

 

4、 请求处理以后,普通用户可以收到来自库房管理员的系统邮件。如下图:

 

 

 

 

 

 

5、点开上面邮件的题名,就可以看到借阅的文本全文的内容,如下图所示:

 

 

6、点开下面邮件的题名,可以看到所借阅文件的一些基本信息和库房管理员设置的借阅类型、浏览次数和过期时间。

 

7、从上图中可以看出,库房管理员设置的允许浏览的次数为5次。浏览了5次以后,系统就会给出提示,如下图的红色的字体所示。

 

下载附件请求的操作过程和浏览是一样的,用户收到邮件后点开邮件名,点“下载”按扭,出现下面所示保存附件的的界面:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第二章   系统管理

 

第一节    用户管理

 

用户管理是提供给系统管理员和具有用户管理权限的部门管理员,来创建用户和修改用户信息的。系统管理员(dba)可以创建所有类型的用户,包括档案馆(室)的普通用户、立档部门的部门管理员和部门用户;具有用户管理权限的部门管理员只能管理和创建本部门的普通用户的账号。


   
用户信息输入项如上图,有两个部分,一个是基本信息,另外一部分是用户权限部分。

基本信息部分

用户账号是一个唯一标识一个用户,一般由英文字母和数字组成。

用户姓名项则输入用户的真实中文姓名。

单位名称列表框中显示的是所有立档部门的名称,从中选择一个所要创建的用户所属的部门。单位的数量与后面“部门管理”中设置的部门数量有关。

例:因为现在部门管理中只有五个单位,所以单位名称下拉框中也只有五个单位。

如下图:

     

 

 

用户权限部分

包括:库房管理员、创建用户、查询用户、全文管理、图像管理、媒体管理、打印、用户级别、可创建表数量、涉密程度。

库房管理员:这个选项被选中,则用户具有借阅管理的权限,可以进行档案实体的借阅操作和借阅信息管理。

            此外,若为库房管理员,就可以看到本部门下的所有档案表。

创建用户:具有该权限的用户可以创建新用户,这个权限只有部门管理员才有。

创建表数量:该属性为数值型,默认值为0,该属性可以控制用户可创建档案表的数量。建议只让档案馆(室)的帐号有建表权,这样可以便于管理授权情况。

全文、图像、媒体、打印管理:这四个选项分别控制用户是否有全文、图像、录像录音、打印档案的权限。

用户级别:有两种选项即普通用户和部门管理员。下拉框中可以选择。一般非管理员帐号建议只要选择普通管理员即可。

        

涉密程度:用户默认的最高的可以管理的文件和案卷的密级。这里的涉密级别指帐号本身的

涉密能力,并不指在该帐号下就能实际看到这个密级下所有的数据。即使帐号

被设置涉密级别为绝密,如果该帐号不被授权看到数据,那么使用该帐号登录

后将看不到任何数据。 被对比在档案信息管理中,档案表的“修改”中“编辑

指定用户访问权限”中的“涉密程度”,帐号实际看到的数据是两者的交集。                       

信息输入完成以后,点击“添加”按钮,出现如下图的界面:

在用户密码修改的功能上,也增加了对系统安全性的检查。

因为如果要修改用户的密码,必须要知道当前登陆的密码,否则就无法修改它,这就很好的保证了只有用户本人才能修改自己的密码,防止被他人纂改。

管理员可以通过在“帐号锁定在IP地址”一栏中输入某台电脑的IP地址来限制该用户,使他只能在该IP地址的电脑上登陆系统。

 

在用户管理界面,点击用户姓名,弹出操作菜单,可以修改用户信息、删除用户帐户、查看用户数据权限、查找用户。如图:

▲ 查找用户功能,可以对用户姓名、用户ID、用户部门进行查询

查看用户数据权限情况

用户信息排序功能

外部系统用户ID对应设置功能



 

 

第二节 部门管理

用来管理维护立档部门的部门名称和代码。如下图,左边为部门树,右边为所有立档部门的列表,其中包括部门代码、名称、用户数量——该部门总的用户数量、档案表数目——该用户创建的所有档案表数。

 

点击“添加新部门”输入单位名称和单位代码,点击“添加”完成。如下图:

 

 

 

注:单位代码最好选与本部门的名称有关,方便记忆。

    单位代码可以用字母和数字组成。

    点击左边树中的部门,可以编辑中文名称。单位代码不可修改除非删除重建。

第三节 数据库联接设置

提供给系统管理员,用于设置连接数据库的参数。有三个参数:数据库服务器地址;登录数据库服务器的帐号以及密码。如果这三项都设置正确,并且数据库服务器运行正常,则系统会将该设置存入系统。如下图

注:这里的数据库服务器地址可以是服务器IP地址也可以是127.0.0.1,后者表示指向本地,为操作系统默认。

通过这个功能系统管理员可以很容易地实现后台数据库的转换,只需要将数据库服务器的地址换成新数据库服务器的地址,同时登录账号以及密码也换成新的数据库服务器的账号以及密码。

注:该设置在系统安装时设置完成后就不需要改动。

第四节 数据管理

这里是一个手工进行数据备份的工具,适用于特殊情况下系统管理员操作服务器端进行备份,完全恢复,或部分恢复特定的表。

用户如需备份当前数据,只要点击备份按钮就可以,备份的时间与用户数据量以及服务器性能有关,一般需要5分钟左右。备份文件自动存放在d:\dbbackup

 

列表中列出了系统中不同时间的数据库备份,用户可以备份、删除旧的备份文件、可以恢复其中任意一个数据库,但此项功能仅限系统管理员(dba)使用。

当备份好的文件,被移去或被压缩,备份列表中就会显示“缺文件”。如果没有显示缺文件,可以点击恢复框下的小图标做进行数据的部分恢复。

部分恢复功能可以让管理员有选择地恢复其中的某一些档案表。 如下图,选择要恢复的表,点击恢复列中的小图标:

 

备份期间,为了保证备份数据的完整性,系统将会自动锁定。

如果数据库不在WEB服务器上,则不能进行删除操作,同时,需要在数据库服务器上手工创建文件夹:d:\dbbackup

第五节     系统状态

如下图,系统控制包括两个功能:系统锁和在线监控。

  系统加锁。

此项功能只有系统管理员可以使用,若系统未被加锁,可以点击“加锁”将其锁定。如下图系统被加锁后,所有用户除了系统管理员dba,都不能进行任何操作。系统管理员在进行系统维护、数据备份的时候,必须先将系统加锁,这样可以保证备份数据的完整性。

还可以点击“解锁”将其解锁。

 

  用户管理,查看在线人数

在通过线监控系统管理员可以了解目前有多少用户正在使用系统。

 

  PDF转换任务管理

    各个客户端所上传而来的电子文档,如果被设置为需要转换为PDF格式,则被加入

一个队列中,排队等待服务器端运行中的工具ntstar.exe 的处理。如果在队列中,有些文档出现问题,或其格式不适合被处理,它可能卡在那里,以致影响到后续文件的处理,系统在这里把这些文档列一个列表中,以供系统管理员决定是否将这些文档从处理队列中剔出出去。可以根据“提交时间”判断是否处理卡壳,如果确实,点击删除图标即可。

第六节  系统日志管理

如下图,系统的日志模块会将系统中的事件如用户登录、创建删除档案集等自动记录到系统日志库中,系统管理员可以通过日志管理查看、管理系统事件。

首先选择日志,然后可以对日志进行管理操作。如下图:

“导出日志”即将选中的日志内容保留或不保留地放入服务器安装此软件的主目录下。

例如:系统安装在D盘,则导出文件日志会以文档文件格式放在D:\da\log下。

注:此项由系统自动生成,只可以浏览,无法在这里改变。

第七节    类目管理

系统将所有用户创建的类目自动记录在系统类目库中。点击“类目管理”后,系统管理员可以浏览系统目前正在使用的所有类目。

注:此项由系统自动生成,只可以浏览,无法在这里改变。

第八节    输入模版管理

   由于档案管理工作中涉及到各类专业档案如专业工程图纸、基建档案等,并且不同的专业档案的著录项目都是不同的,该模块提供了一个让用户自行设计著录项的途径。用户可以根据不同的专业档案的具体需求,定制相应的著录项目。该模块仅限系统管理员(dba)使用。

如下图,专业档案著录模板管理的主界面。左边是菜单区,右边是操作区。

 

l  修改自定义模版

右边显示所有已经存在的自定义模板,可以对其进行“预览”“编辑”“删除”操作。

   点击“预览”出现,如下图,点击此页面下的“修改”“删除”与前面的“编辑”“删除”有同样的功能。

    点击“编辑”即可以修改已经自定义的模版,如下图:

可以改变字段名称、输入框长度、输入框类型,以及上移和下移某个输入项、除去或新增某个输入项。每一个修改完成后,先点击,所有的修改完后,点击“保存模版”结束。

要保持模版的美观,使输入框对齐,有时还要在名称一栏加$符号,两个$代表一个中文汉字的长度。

举例说明一下:

  若不加$号,如下图:

则预览时的效果如下图,比较不美观。

  若加$,如下图:

则预览如下图,输入框都对齐了。

点击“导出”则出现下图的界面:

将文本框中的内容复制到文本文件中就可以对编辑完成的模版进行保存。

l  添加新输入模板

系统提供33个标准著录项,其中包括所有国家档案著录标准中规定的有关项目,系统管理员根据具体的专业档案的著录要求,选择相应的著录项目,并且对所选的著录项目进行调整,包括著录项名称、输入框的长度,输入框对其著录项的先后顺序等。如下图:

点击右边的“添加新模版”添加自定义的新模版。如下图,必选项已经存在,你只需在下面隐藏部分选择你需要显示的选项。输入模版名称。

点击“显示”,向模版中添加输入项。如下图,不是必选项就会有

如果需要修改著录项名称,则在对应的输入框中输入著录项名称,然后点击其后图标即可,其中通过增加$来调整著录项的位置,使得著录界面整齐美观,同样的方法设定相应的输入框长度。(具体方法在前面已经讲过)

如果要删除某个著录项,则点击相应的图标

如果需要调整著录项的显示顺序,则通过按钮来调节即可。

最后要做的就是为当前的模板起个名称,如基建档案,财会档案等。

全部完毕后,点击“保存模版”,直接进入预览框,可以看效果后修改。如下图:

再一次进入输入模版这一项后,就会出现自定义的基建档案,如下图:

在档案管理中添加一个新的“基建档案”,就可以使用新的模版,如下图:

添加新的案卷的窗口,就会如下图所示:

注:用不同的自定义模版输入的数据不可以相互复制、转移。

同样的点击“导出”也可以对新建的模版进行保存,方法如上。

 

l  导入著录模版

本系统为用户预设置了一些模版供用户下载使用。如下图:

点击其中某一模版,如“发文模版”。如下图:

将框中的代码拷贝下来,复制到“导入著入模版”的文本框中,如下图:

点击“导入著入模版”按钮即可。如下图:

用户可以对导入的模版进行“浏览”、“编辑”、“删除”、“导出”等一系列操作。

第九节   打印模版管理

   打印模板管理为用户提供一种定制打印目录格式的途径,系统管理员可以根据需要,定制各种打印目录。如下图,是定制打印模板的主界面。打印模版的操作在许多方面与输入模版的自定义十分相似,这里将强调一些特殊地方。

要定制一个新的打印模板,点击左边菜单中的“添加新模板”,如下图。打印模版与输入模版不同的是,没有必选的项目,任何项都可以自己选择。

 

 

注:栏目中的“档号”是原来输入窗口中没有的,包含“实体分类号”+“案卷号”;“责任者+合作者”、“正题名+副题名”也都是可以选择的组合项。

选中所需要的著录项,修改相应的栏目名称以及宽度,并且调整各个栏目的位置,然后设定栏目高度和该模板的名称。输入“模版名称”,数据栏高度可以自己定义,系统模认为68。同时不要忘记可以给模版一个固定的目录标题(下图中的“卷内文件目录”),并且可以选择这个标题的字体、字型、大小、位置、字间距离。如下图。

点击“保存模板”即可以预览生成的新打印模板。这个预览是“所见即所得”的,它与也同时将是打印的效果。如下图:

    通常可以先制作一个模版的轮廓,然后给一个模版名称,先“保存模板”,然后通过观察预览模版,慢慢修改,修改内容包括:

   

    1、打印字段的增减。如果需要减少字段,可以在“打印模版设计[显示部分]”选择相应字段,在栏目设置中点击  ,隐藏该字段;如果需要添加显示的字段,可以在“输入模版设计[隐藏部分]”选择相应字段,在栏目设置中点击  ,显示该字段;

   

    2、然后再选择调整该字段的顺序,在“打印模版设计[显示部分]”中,选择,让这个字段向上,同时意味该字段在打印模版中向左移动一列;反之,选择点击

   

    3、调整字段的宽度。字段的宽度是一个数值,可以先给一个估计值,再查看预览,然后调整修改,经过几次调整可以摸索到一个适合的宽度。

   

    4、修改字段名陈,每次修改过后注意保存。

    5、修改模版栏目字体样式。点击所欲修改字段的。可以看到如下对话框:

上图是选择了“文号”字段为例,可以为设置它栏目标题的样式和栏目数据的样式。它们通常是不同的,参看上面的预览图。

    每一种设置下面都有一个小选项,“将该设置应用于其他栏目标题样式设置”,选择之后对于这个字段的设计可以应用于其他的字段,这样很方便,将不必一个个字段打开设置。然后如果有个别字段有特殊需求单独处理即可。如只有档号的数据需要居中对齐,只需要单独操作这个字段然后不选择这一项,提交即可。

 

    自定义一个模版由于考虑的情况比较多,系统管理员可能要花费一定的功夫,但是一旦做好,后续打印中改动就很少了,而且其他用户可以都可以方便使用了。

 

用户打印的时候,选择你需要的模版,如下图:

点击“打印预览”显示如下图界面:

然后选择“文件”“打印”即可。

用户也可以自定义Excel打印模板,上传到系统中打印档案数据。可以制作个性化的案卷封面、案卷背脊等打印模版,用户可以根据具体需求制作出复杂的档案目录样式

如上图,字段输入项输入模板中用到的字段ID,多个字段用逗号隔开。如下图,也可以单击字段输入项,系统会弹出字段选择框,可以从中选择用到的字段。

如下图,文件批办单的Excel模板部分,红线部分为要显示的字段,打印时系统会自动将该字段信息替换为相应的字段内容。

模板结束处输入[end],系统会在此处自动添加分页符号。

在打印对话框中,会出现如上图显示的Excel打印模板的下拉选择框,选择相应
的模板,点击打印预览即可






第十节    远程服务器管理

  • 用浏览器实现远程服务器管理控制
         
    南大之星档案管理系统是一个纯B/S结构的系统,作为他的一部分,服务器管理模块也是纯B/S结构的,用户只需用浏览器就可以实现对服务器的完全的控制,这对于系统管理员有很重要的现实意义。系统管理员在任何地方(只要能上网)都可以象在本地一样操作服务器,从而可以大大提高系统管理员的工作效率。

  • 对服务器操作系统的要求
         
    windows 2000 server 或者 windows 2003 server

  • 如何安装服务器远程控制 
         
    1.进入控制面板-〉选择添加删除程序
          
         
    2.选择添加/删除 windows 组件
          
         
    3.选择终端服务
          
         
    4.接着往下就按照提示一步一步向下做,直到安装完成为止

  • 如何使用服务器远程控制
         
    服务器远程管理功能是针对系统管理员开发的,所以只有系统管理员(dba)正确登录南大之星档案管理系统后,才能使用该功能。以dba账号登录南大之星档案系统后,进入系统设置如下图
          
         
    选择进入服务器远程管理模块,系统会弹出下面的窗口,可以选择远程控制服务器的窗口的分辨率,如800*600,1024*768等等。
         
         
    点击连接按钮就可以远程登录上服务器,下面系统管理员(dba)要做的事就是输入服务器账号就可以登录服务器了 
         

 

第十一节  词典库维护

系统为用户提供了“保管期”、“文本”、“文种”、“载体”的自定义设置,如果用户需要可以再自行添加新的词典库。点击“添加新词典库”如下图:

在文本框中输入新的名称,点击“确定”即可。

在上述词典库中,系统预设了一些常用内容,若这内容不能满足用户需要,用户可以根据自己需要自己定义。

例如:在“保管期”中系统自带了永久、长期、短期。

若加入“15-20年”这样一个内容,则点击“添加内容”,如下图:

在文本框中输入15-20年”,点击“确认”即可。如下图:

可以对内容进行删除和上下移动的操作。

添加完成后,用户可以在保管期的下拉列表框中看到这一项,如下图:

其他的词典库的操作都是相同的。

第十二节  系统参数设置

系统参数设置中包含档号连接符的设置、上传附件存放路径的设置、FTP参数的设置、预览图片大小设置、打印图像水印设置和统一身份认证设置。

系统默认的档号的连接符号是“—”。用户也可以用“/”、“.”等表示。如需要修改,只需将原来的符号删掉,输入新的符号,点击“修改”即可。如下图:

 

增加了案卷号格式设置功能,用户可以在参数设置中修改案卷号的输入模式。暂时不支持自定义模版。

在系统设置的系统参数设置中,增加了案卷号格式设置功能。

案卷号格式分为3种,分别是:默认格式、案卷号和文件号分开,仅文件件号。

如下所示:

 

在输入案卷的第一份文件的时候,就在“案卷/盒号”中输入‘1’,在“件号”中输入‘1’。其效果等同于默认格式下输入的1.0001
   
例如:选择的格式是默认格式,如下图:

 

例如:选择的格式是案卷号和文件号分开,则在添加文件的界面里,文件号分为“案卷/盒号”和“件号”两项,如下图:

 

例如:选择的格式是仅文件件号,如下图:

用户可以根据实际使用习惯,修改该参数,改变案卷号及卷内文件件号的输入习惯。

 

上传附件的存放路径在安装时系统会自动生成,一般为d:\asfroot。用户也可以根据自己的需要修改这个存放的路径。如改为e:\asfroot

修改过后,用户使用电子文件上传的附件就会存入到e:\asfroot.

FTP的设置中,FTP的地址是软件所安装的服务器的IP地址。FTP的端口号是2121FTP的登录帐号和密码是跟在系统安装时创建的那个系统用户的帐号和密码是一样的。

输入完成后点击“保存设置”即可。

 

预览图片大小默认的是5M,也可以根据需要修改

修改完成后点击后面绿色的对勾即可。

 

 

 

在南大之星档案系统参数设置中,设置身份认证参数,包括认证服务器IP,认证关键词。认证关键词定期更换,以确保认证安全。认证服务器IP是指定发送认证服务请求的服务器的IP,其他服务器无权发送认证服务请求。


 

 

第十三节  收件箱管理

 

由于本系统是一个网络环境下的档案管理系统,档案职能部门通过该系统与各个立档部门进行数据交换,信息交流。邮件系统的目的就是实现系统中用户相互之间的信息交流,但是仅仅局限于本系统中帐号之间的交流,不能与本系统以外的邮件系统交流邮件。登录用户会在左下脚出现一个收件箱,如果有新邮件,会有铃声提示用户,并显示出新邮件数量。

 

直接点击收件箱进入邮件系统,如下图:

收件箱中共有4封邮件,有3封新邮件,状态一栏显示是否阅读过,如下图:

 

点击邮件题名阅读邮件,并可以回复、转发、删除邮件,如下图:

文本框:                 

                      此外,在邮件系统中还有一些功能。

              1、撰写新邮件,点击“撰写”进入。“收件人”可以在后面选择

              也可以自己输入,如下图。只有系统管理员可以给所有的用户发送

              邮件,一般用户不可以。输入“邮件主题”和内容后,点击“发送”。

2、  发件箱 显示已经发送的邮件,做一个备份。用户自己可以查看发件内容,,同时也可以选中邮件并删除,如下图:

3、  废件箱 显示所有在收件箱和发件箱中删除的邮件。若在废件箱中删除邮件,则彻底删除该邮件。

注:该系统仅用于档案系统内部用户之间的消息传递,如档案职能部门对立档部门的档     案业务指导,档案人员之间进行交流,都可以通过该系统来进行。

第十四节  业务交流

该功能提供给系统在线用户的一个实时交流的平台。

点击进入

在文本框中输入信息,点击“发送”即可。

                第十五节  数据导入功能使用

1.该导入功能用于导入EXCEL表格点击图标进入,如右图 

2.点击“浏览”选择需要导入的EXCEL表格,点击“导入数据”按钮。显示如下图

 

 

3.选择导入数据对应模板并点击导入预览数据字段名,选择目的字段名,最后点击导入数据即可。

 

 

 

第三章  常见问题解决方案

第一节    FTP上传插件安装不上

1.  查看是否已安装南大之星证书,如图(1  如未安装,则点击安装南大之星数字证书字样,全部点是或YES即可。(注:安装证书前须确定本机系统时间是否正确,否则可能安装出错

2.  查看本机是否安装了浏览器插件。如GOOGLE搜索条,TX搜搜等等。如已安装,可在控制面板卸载。

3.  如安装了数字证书,FTP上传插件仍无法自动安装,可下载手动FTP上传插件安装。

一般来说参照以上3点可以安装上传插件,如仍无法安装,可在工具-internet选项-安全下,把可信站点下的ACTIVE X 控件都改为启用。

 

 

第二节    打印插件无法自动安装

1. 可参照 FTP上传插件无法自动安装详解步骤1,安装南大之星数字证书。

 

2. 如仍无法打印,可把目录打印界面右下角自动设置边距的勾去掉。

 

第三节    综合查询查询不了

1. 确定组件和da为最新的

2. 如果系统为最新的,点击综合查询仍无法查询,可以在服务器上打开企业管理器,找到serverdb数据库下的全文目录,可右键它删除目录后重建目录,目录名和路径必须与现有的全文目录保持一致。

               

 

 

  第四节   pdf转换不了

1. 确定服务器上是否已经开启南大之星监控程序。

2. 如南大之星已开启,可在系统设置-系统状态下看到是否有转换任务的阻塞,如有,则全部删掉

3. 查看服务器上是否已经安装office 20002003Adobe Acrobat 7.0,(注:如安装wps,则可能无法正常转换),如没安装,先安装officeAdobe Acrobat 7.0

4. 如还是无法转换,可在开始-打印机和传真- Adobe PDF,把其设为默认打印机,点属性-端口查看是否已经点击pdftemp端口。

第五节   打印出现错页

1. 打开浏览器,点击查看-文字大小,看字体设置是否为中,如不是,则选择中。

2. 打开控制面板,区域和语言选项。在区域选项页面下点击自定义,把度衡量系统改为“公制”

 

第六节   上传的多媒体无法播放以及图片无法显示的问题

1. 点击 开始—管理工具—windows media services, 选择发布点—<默认>(点播),点击运行新的单播链接。如图

2. 在默认发布点的源下面,更改路径为D:/asfroot

3. 如服务器操作系统为2003 server,详细见网址:    

http://dawww.nju.edu.cn/dazngl/help/     点击常见问题解决—windows 2003用户常见问题。

 

第七节   数据库自动备份不了

1.打开SQL企业管理器,找到管理—数据库维护计划,看是否已经创建了数据备份计划。如没有,则可新建。

2.开SQL server服务管理器,选择服务为SQL server Agent,把自动启动服务打勾。                      

第八节   用户建立找不到相应部门

这个问题是由于在建立用户之前没有在部门管理中将所要建立的用户隶属的部门建立起来,只有先创建了部门在添加用户的时候才能在用户后边部门的下拉菜单中找到其隶属部门。

第九节   服务器远程管理不能使用

    这是由于服务器端没有安装终端服务,具体的安装方法参见第三章中的服务器远程管理。

第十节   电子文件上传不能正常运行提示“ftp服务没有启动”

这个是由于系统参数设置中ftp参数与所安装时建立的ftp参数不一致,这个要按照系统安装时建立的ftpip、端口、用户名、密码来设置,一定要做到一至。

第十一节  使用浏览上传文件,图片,图像等出现问题

南大之星在Windows 2003 server上运行会出现上传和下载大小受限制的问题,这是由于windows 2003 serverIIS 6做了限制所致,下面介绍一下如何修改IIS6设置,以使上传下载不受限制。

设置文件位置:windows\system32\inetsrv\metabase.xml

  
上传限制修改参数:ASPMaxRequestEntityAllowed

  
下载限制修改参数:AspBufferingLimit

上传下载限对系统使用的影响:

   (一)上传限制会影响普通上传文件功能,但是电子文件上传不受此影响。
   
(二)下载限制会影响上传的图片预览和打开图片功能以及视频音频文件的在线播放。

具体修改办法:

  • 进入管理工具-Internet 信息服务(IIS)管理器,如下图

  •  
         

  • 首先停止Internet 信息服务(IIS)internet服务,如下图
          
         

  • 如下图,选择停止..internet 服务,点击确定即可
         
         
          

  • 接着,在找到文件c:\windows\system32\inetsrv\metabase.xml,用记事本打开该文件,用记事本中的查找功能
         
    搜索关键词“AspMaxRequestEntityAllowed”,搜索到结果如下图所示,AspMaxRequestEntityAllowed="204800" win 2003用于限制最大上传文件大小的,默认是204800200KB,你可以根据您的具体情况,修改该值,1MB对应102400010MB对应10240000,依此类推,设置完该值,保存文件即可。


  •      
         

  • 下载限制设置同上,找到关键词“AspBufferingLimit”,将其值修改至合适的大小即可。

  •  做完上述设置,如下图,进入internet 服务管理器(IIS,demo(本地计算机)上点击鼠标右键,选择所有任务-〉重新启动IIS,进入如下的界面,选择"启动...Internet      服务",点击确定按钮即可。
         

按照上述步骤做完,再进入南大之星档案系统就可以上传文件了,最大上传文件的大小视您设置的参数而定

第十二节 上传的图像预览不显示                     

1.       这是由于上传的图像大小超过系统设定大小,可在系统设置-系统参数设置-预览图片大小设置,修改参数值即可。  

            

2.       如果上传图片仍如上图显示不了,请查看上传图像格式。

 

第十三节 自定义的输入模板出现部分字段数据保存不上

这是由于自定义输入模板的时候由于字段类型的不匹配产生相关问题。在数据库中,案卷号及件号,归档份数这2个字段对应的数据类型为数值型,其余所有字段皆为字符型。因此自定义模板的时候这2项只能输入数字。制作输入模板的时候需要注意类型匹配。 

 

第十四节  用户授权对权限的控制

      部门用户权限分配过程中,需根据实际对相关的用户分别进行授权。涉密程度越高,权限相对越大。记录集:指部门用户可查看自己所输入数据,而看不到其他用户所录数据。

表级:指部门用户可以看到所有用户输入的数据。  部门级:指部门用户只可以看到本部门下其他用户输入数据。

第十五节 案卷号/文件号批量数据修改

可在辅助组卷-批量数据修改下进行修改

第十六节 系统初始化失败解决方案

在系统安装初始化过程中有时在输入数据库服务器地址、数据库管理员id以及密码提交后会出现如下图所示的页面  出现此类问题是由于系统在初始化过程中在d盘创建connection.ini文件出错引起的。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

解决方案:打开windows记事本将下面的代码粘贴至记事本中,把下边代码中用红色标记出来的127.0.0.1替换为数据库服务器的ip地址,nicaine替换为安装数据库时设置的sa的密码。如果操作系统是windows 2000的话,把记事本文件保存至d盘根目录下;如果是windows 2003的话,把记事本文件保存至d盘的da文件夹下。记事本文件的文件名改为connection.ini

server=127.0.0.1;database=serverdb;driver={SQL Server};uid=sa;pwd=nicaine

     完成后再登录一次系统看是否再提示初始化,没有的话说明系统初始化已完成。

第十七节     关于SQL server 2005 导入excel/dbf出错的解决办法

解决办法如下三个步骤:

1、如下图,打开sql server外围应用配置器

 

 

2、如下图,点击“功能的外围应用配置器”

3、如下图在即席远程查询中勾选“启用OPENROWSETOPENDATASOURCE支持”即可

 

 

如果在第二步点击“功能的外围应用配置器”出现出错提示:“计算机localhost在网络上不存在,或无法远程配置该计算机”,可以采用如下措施:

1) 启动services.msc,查看Windows Management Instrumentation服务状态是“已启动”;

2) 检查一下 windows下的system32 中是否有framedyn.dll这个系统文件,如果没有到system32 下的wbem文件中拷贝framedyn.dllsystem32 目录下。

3) 如果该目录已经有framedyn.dll,删除看看。

 

第十八节  异地数据导入(指当web服务器和数据库服务器不为同一台服务器时

需要在数据库服务器添加WEB服务,方法同南大之星档案系统WEB服务的
安装方法,同时将系统南大之星的相关组件在数据库服务器上安装注册。
(数据库WEB服务的脚本只要南大之星档案系统脚本根目录中的default.asp,组件包括包括南大之星档案系统所有的组件)
然后系统设置中设置数据库服务器的WEB服务信息,如下图:

此主题相关图片如下:
按此在新窗口浏览图片

 

第十九节  OCR识别服务器相关设置

一.当服务器安装office2003版本时:

1)  开启监控程序ndstar

2)  确保office安装imaging识别模块。点击查看开始-所有程序-office-office工具-office ducoment imaging 如有这项则已安装,如无则重新安装office。如图

3)添加数据执行保护

右键我的电脑-属性-高级-设置(性能选项下)-数据执行保护-除所选之外,为所有程序和服务启用数据执行保护-添加-C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\MODI\11.0\mspocrdc.exe.

 

二.当服务器安装office2007版本时:

1) 解决office 2007中的document imaging软件OCR识别出错问题,下载附件,将附件解压缩后释放到C:\Program Files\Common Files\microsoft shared\MODI\12.0下即可。

附件下载地址为:http://ishare.iask.sina.com.cn/f/5292343.html

2)  数据执行保护设置同上第一条。

3)  如此时PDF无法进行转换,则须下载office2007补丁SaveAsPDFandXPS.exe进行安装,安装完成后打开office word2007,点击另存为出现PDFXPS格式时,则配置正确。

4) 

 

第二十节  客户端为win7操作系统下数字证书安装问题

1. 手工下载证书:http://dawww.nju.edu.cn/ndstar/ca.crt

2. 双击ca.crt-安装证书-下一步-将所有证书放入下列存储-浏览-受信任的根证书颁发机构-下一步-证书安装完成。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

      

 

 

 

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